13 липня 2017
Реалізуючи державну політику у сфері архівної справи архівний відділ районної державної адміністрації здійснює управління архівною справою на території району, координує діяльність органів державної влади, підприємств, установ та організацій усіх форм власності у питаннях архівної справи і діловодства.
Він також забезпечує постійне зберігання, облік та охорону документів Національного архівного фонду (далі – НАФ), переданих на зберігання до відділу, готує та видає архівні довідки, копії документів юридичним та фізичним особам та ін.
Для оптимального розміщення документів в архівосховищах було переміщено 240 справ. З метою поліпшення умов зберігання та недопущення пошкодження документів було закортоновано 308 документи, перекартоновано – 105 документів. Проводиться робота з шифрування справ. Так, в І півріччі поточного року проставлено архівні шифри на 612 справ.
За І півріччя 2017 року надійшли частини фондів:
- Ларинівської сільської ради – 53 одиниці зберігання,
- відділу Держгеокадастру у Новгород-Сіверському районі – 37 одиниць зберігання,
- Горбівської сільської ради – 62 одиниці зберігання;
- Попівської сільської ради – 32 одиниці зберігання;
- Чайкинської сільської ради – 53 одиниці зберігання;
- Команської сільської ради – 54 одиниці зберігання;
- зведеного фонду районної, міської, сільських виборчих комісій – 17 одиниць зберігання.
Всього за І півріччя 2017 року до архівного відділу районної державної адміністрації на державне зберігання надійшло 308 справ постійного зберігання.
Серед форм та методів роботи архівного відділу районної державної адміністрації знайшли своє відображення такі напрями діяльності, як надання консультацій, методичної допомоги установам у підготовці описів справ, складанні та удосконаленні номенклатури справ, актів про виділення документів до знищення та участь у семінарах. Так, з початку 2017 року 13 установам надано консультації та методичну допомогу в підготовці і складанні 32 описів справ, 7 актів про виділення документів до знищення, 2 номенклатури справ.
З початку року було взято участь у 2 семінарах для відповідальних за діловодство щодо підготовки справ і складанні супровідної документації до них при передачі на державне зберігання та ведення діловодства в установі, заведення і формування справ.
За І півріччя поточного року за матеріалами Укрдержархіву, Державного архіву Чернігівської області було підготовлено 2 тематичних виставки архівних документів: "Українська революція та Центральна Рада 100 років потому", "Історія державної служби на теренах України".
Засідання експертної комісії архівного відділу районної державної адміністрації проводяться не рідше одного разу на місяць. Так, з початку року було проведено 7 засідань експертної комісії, на яких схвалено та погоджено:
- 9 описів справ постійного зберігання на 308 од. зб.;
- 12 описів справ з особового складу на 205 од. зб.;
- 9 описів справ постійного зберігання погосподарських книг на 52 од. зб.;
- 6 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду на 1104 од. зб.;
- 2 номенклатури справ.
За І півріччя 2017 року до архівного відділу надійшло 40 запитів, 33 з яких виконано позитивно, на 7 – надано відповідь про відсутність запитуваної інформації. Більшість питань, що порушувались, а саме 26 стосувались реорганізації колгоспу, 7 – стосовно підтвердження членства в колгоспі.
З початку 2017 року на особистий прийом до начальника архівного відділу районної державної адміністрації звернулося 53 громадянина. Заявників цікавили питання підтвердження трудового стажу для отримання пенсії, видача копії рішень органів виконавчої влади та місцевого самоврядування, реорганізація колгоспів, повторної видачі втрачених документів про народження, смерть, реєстрації та розірвання шлюбу, підтвердження членства в колгоспі, порядку передачі документів на державне зберігання.
На всі звернення заявникам надаються вичерпні відповіді з роз’ясненнями куди необхідно звернутись, у разі відсутності інформації в архівному відділі.
Наталія Півень, начальник архівного відділу районної державної адміністрації
Людям із порушенням зору
