Новгород-Сіверська районна державна адміністрація Новгород-Сіверська РДА Чернігівської області

ЗАТВЕРДЖЕНО

розпорядження голови

районної державної адміністрації

від  23  серпня  2013 року № 236

 

ІНСТРУКЦІЯ

про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань    та інших матеріальних носіїв інформації, які містять

службову інформацію в районній державній адміністрації

 

I. Загальні положення

1. Ця Інструкція визначає обов’язковий порядок обліку, зберігання, використання та знищення документів, справ, видань, магнітних та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію в районній державній адміністрації.

2. Ведення діловодства, що містить службову інформацію, здійснюється відповідними структурними підрозділами або спеціально призначеними для цього особами (відповідальними особами).

3. Співробітники, які працюють із службовою інформацією, в обов’язковому порядку підлягають ознайомленню під розписку із цією Інструкцією. Співробітникам (виконавцям), допущеним до роботи з документами з грифом “Для службового користування”, забороняється повідомляти усно або письмово будь-кому відомості, що містяться у цих документах, якщо це не викликано службовою потребою.

4. Керівники структурних підрозділів несуть відповідальність за забезпечення правильного ведення обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв інформації, які містять відомості, що становлять службову інформацію.

5. На документах у правому верхньому кутку першої сторінки, а для видань – на обкладинці та на титулі проставляються гриф “Для службового користування” і номер примірника.

 

II. Приймання і облік документів

6. На документи з грифом “Для службового користування”, як правило, поширюється вимога одноразовості реєстрації.

7. Кореспонденція з грифом “Для службового користування”, що надходить до районної державної адміністрації, у тому числі документи, створені за допомогою персональних комп’ютерів (ПК), приймається і розкривається співробітниками, яким доручена робота з такими документами. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі.

У разі відсутності у конвертах (пакетах) документів або додатків до них складається акт у двох примірниках за формою 1 (додаток 1), один з яких надсилається відправнику.

Документи з грифом “Для службового користування”, які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

8. У разі надходження документів з грифом “Для службового користування” у неробочий час вони приймаються черговим працівником, який, не розкриваючи цю кореспонденцію, передає її під розписку до загального відділу апарату районної державної адміністрації (відповідальній особі).

9. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом “Для службового користування”. Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) – за кількістю примірників.

10. Облік документів та видань з грифом “Для службового користування” ведеться у журналах за формою 2 (додаток 2), як правило, окремо від обліку іншої несекретної документації.

Облік магнітних носіїв інформації з грифом “Для службового користування” ведеться окремо від обліку паперових носіїв такої інформації у журналах за формою 3 (додаток 3).

Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опечатуються. На останній облікованій сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який підписується відповідальною особою та завіряється печаткою “Загальний відділ Новгород-Сіверської районної державної адміністрації Чернігівської області”.

Проходження документів з грифом “Для службового користування” повинно своєчасно відображатися у журналах.

11. На кожному зареєстрованому документі, а також супровідному листі до видання з грифом “Для службового користування” проставляється штамп, у якому зазначаються: Новгород-Сіверська районна державна адміністрація, реєстраційний номер документа та дата його надходження.

 

III. Розмноження і розсилання (відправлення) документів

12. Відповідальність за випуск документів з грифом “Для службового користування”, що тиражуються, несуть начальник загального відділу апарату районної державної адміністрації.

Документи з грифом “Для службового користування”, одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за їх згодою.

13. При друкуванні документів, що містять службову інформацію, у правому верхньому кутку першої сторінки, а видань – на обкладинці та на титулі проставляються гриф “Для службового користування” і номер примірника.

Якщо гриф обмеження доступу неможливо нанести безпосередньо на магнітний носій інформації, він має бути зазначений у супровідному документі. До реєстраційного номера документа додається позначка “ДСК”.

Використання інформаційної, телекомунікаційної або інформаційно-телекомунікаційної системи для друкування документів з грифом “Для службового користування” може здійснюватися тільки після створення в ній комплексної системи захисту інформації та підтвердження відповідності створеної системи вимогам нормативних документів з питань технічного захисту інформації у порядку, встановленому законодавством. Дозвіл на використання інформаційної, телекомунікаційної або інформаційно-телекомунікаційної системи із зазначеною метою надається згідно з рішенням голови районної державної адміністрації або його заступника за наявності атестата відповідності комплексної системи захисту інформації.

На звороті останньої сторінки кожного примірника документа зазначається кількість надрукованих примірників, адресати, прізвище виконавця, дату друкування документа, номер телефону виконавця.

14. Надруковані і підписані документи з грифом “Для службового користування” разом з їх чернетками та варіантами передаються для реєстрації співробітнику, який здійснює їх облік (відповідальній особі). Чернетки і варіанти знищуються виконавцем та відповідальною особою, про що на копії вихідного документа робиться запис: “Чернетки і варіанти знищені. Дата. Підписи”.

15. Розмноження документів з грифом “Для службового користування” на розмножувальних апаратах здійснюється з дозволу начальника загального відділу апарату районної державної адміністрації за підписаними ними нарядами за формою 4 (додаток 4) під контролем відповідальної особи. Наряд реєструється у журналі обліку нарядів на розмноження документів з грифом “Для службового користування” за формою 5 (додаток 5). Облік розмножених документів здійснюється за кількістю їх примірників.

16. Розсилання (відправлення) тиражу документів з грифом “Для службового користування” здійснюється на підставі рознарядок, підписаних керівником структурного підрозділу, із зазначенням облікових номерів примірників, що розсилаються (відправляються).

17. Пересилання документів з грифом “Для службового користування” до інших організацій у межах України здійснюється рекомендованими або цінними поштовими відправленнями.

18. Документи, справи і видання з грифом “Для службового користування”, що розсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них.

На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставлянням позначки “ДСК”.

На конвертах (упаковках) документів з грифом “Для службового користування” забороняється зазначати прізвища і посади керівників установи (структурних підрозділів) і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів.

 

IV. Формування виконаних документів у справи

19. Документи з грифом “Для службового користування” після їх виконання формуються у справи. Порядок формування цих справ передбачається номенклатурами справ несекретного діловодства.

У номенклатуру справ в обов’язковому порядку включаються всі журнали на документи з грифом “Для службового користування”.

20. Справи з несекретними документами, в яких накопичуються окремі документи з грифом “Для службового користування”, повинні бути віднесені до категорії обмеженого розповсюдження і використання. На обкладинках і титульних сторінках цих справ також проставляється гриф “Для службового користування”, а в номенклатуру справ вносяться відповідні уточнення.

21. Справи з документами з грифом “Для службового користування” повинні мати внутрішні описи.

 

V. Використання документів.

Зняття грифа “Для службового користування”

22. До роботи зі справами з грифом “Для службового користування” допускаються посадові особи згідно зі списками, а до документів – згідно з вказівками, викладеними у резолюціях голови районної державної адміністрації або його заступника.

Працівники, які допускаються до роботи з матеріальними носіями інформації з грифом “Для службового користування”, визначаються головою районної державної адміністрації або його заступником за затвердженими списками.

23. Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом “Для службового користування” для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах, у вітринах або інших громадських місцях.

 

VI. Відбір документів для зберігання і знищення

24. Справи із структурних підрозділів до архіву районної державної адміністрації передаються в упорядкованому стані.

На справи з документами з грифом “Для службового користування” з терміном зберігання до 10 років включно описи можуть не складатися. Їх передача до архіву здійснюється за номенклатурою справ.

25. Відібрані для знищення справи з грифом “Для службового користування”, що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, можуть оформлятися окремим актом або включатися у загальний акт за формою 6 (додаток 6) разом з іншими несекретними справами, відібраними до знищення. При цьому у графі “Заголовки справ” після номерів цих справ проставляється відмітка “ДСК”.

26. Відібрані для знищення документи, справи і видання з грифом “Для службового користування” перед здачею на переробку як макулатура повинні в обов'язковому порядку подрібнюватися до стану, що виключає можливість їх прочитання.

27. Після знищення матеріалів з грифом “Для службового користування” в журналах, номенклатурах справ, описах справ тимчасового зберігання робиться відмітка “Знищено. Акт № ____ від (дата)”.

28. Інформаційні бюлетені, реферативні інформаційні видання, телефонні та адресні довідники, а також копії документів, стенографічні записи і друкарський брак знищуються без акта, але з відміткою в облікових формах, яку засвідчує підписом працівник, відповідальний за їх облік і зберігання, та затверджує начальник загального відділу апарату районної державної адміністрації.

 

VII. Забезпечення схоронності документів.

Перевірка їх наявності

29. Документи з грифом “Для службового користування” повинні зберігатися у службових приміщеннях у шафах (сховищах), які надійно замикаються та опечатуються.

30. Справи з грифом “Для службового користування”, видані для роботи, підлягають поверненню працівнику, відповідальному за їх облік і зберігання або до загального відділу (архіву) апарату районної державної адміністрації.

Окремі справи з грифом “Для службового користування” з дозволу начальника загального відділу апарату районної державної адміністрації можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх схоронності і додержання правил зберігання.

31. Забороняється виносити документи з грифом “Для службового користування” за межі службових приміщень районної державної адміністрації.

У разі потреби начальник загального відділу апарату районної державної адміністрації може дозволити виконавцям або працівнику, відповідальному за їх облік і зберігання винести за межі службового приміщення організації документи з грифом “Для службового користування” для їх погодження, підписання тощо в організаціях, що знаходяться у межах одного населеного пункту.

32. Перевірка наявності документів з грифом “Для службового користування” здійснюється щорічно комісією.

Результати перевірки наявності цих документів оформляються актом за формою 7 (додаток 7).

33. Про факти втрати документів з грифом “Для службового користування” або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново доводиться до відома голови районної державної адміністрації та сектору з питань діяльності правоохоронних органів, цивільного захисту, оборонної та мобілізаційної роботи апарату районної державної адміністрації, а також письмово повідомляється орган служби безпеки України із зазначенням обставин втрати документів чи розголошення відомостей та вжитих заходів.

34. За порушення, що призвели до розголошення інформації “Для службового користування”, втрати або незаконного знищення документів з грифом “Для службового користування”, а також інших вимог цієї Інструкції винні особи несуть відповідальність згідно із законодавством.

35. У разі зміни працівників, відповідальних за облік і зберігання документів (справ) з грифом “Для службового користування”, складається за довільною формою акт прийому-передачі цих документів (справ), що затверджується керівником структурного підрозділу.

 

VIII. Облік, зберігання, використання печаток і штампів

36. Облік печаток і штампів ведеться у журналі за формою 8  (додаток 8).

37. Журнали обліку печаток і штампів включаються у номенклатуру справ, їх аркуші нумеруються, прошиваються і опечатуються.

38. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах.

39. Перевірка наявності печаток і штампів здійснюється щорічно комісією.

Про перевірки наявності печаток і штампів робляться відмітки у журналах обліку за формою 8 (додаток 8) після останнього запису. У разі порушення правил обліку, зберігання і використання печаток і штампів комісія проводить службове розслідування, результати якого оформляються актом довільної форми та доводяться до відома керівника організації.

У разі втрати печаток і штампів голова районної державної адміністрації або його заступник зобов'язані негайно повідомити про це органам МВС України та вжити заходів для їх розшуку.

 

IX. Особливості поводження з мобілізаційними документами

40. Працівники організації допускаються до роботи з документами мобілізаційного характеру, яким надано гриф “Для службового користування” (далі – мобілізаційні документи), на підставі списку, затвердженого головою районної державної адміністрації або його заступником.

42. Під час підготовки та реєстрації мобілізаційних документів на кожному їх примірнику у правому верхньому кутку нижче грифу обмеження доступу проставляється позначка “Літери “М”.

43. Окремі мобілізаційні документи, що постійно використовуються у роботі, до справ не підшиваються, а реєструються у журналі інвентарного обліку письмових зброшурованих матеріалів за формою 9 (додаток 9).

44. Робота з мобілізаційними документами здійснюється в окремо виділених і належним чином обладнаних службових приміщеннях з дотриманням вимог, які виключають можливість ознайомлення із змістом таких документів сторонніх осіб.

45. Мобілізаційні документи пересилаються в пакетах з позначкою “Літери “М”.

Пересилати мобілізаційні документи в одному пакеті з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, забороняється.