14 червня 2013

Порядок заповнення паспорта архівного підрозділу установи, організації, підприємства. Методичні рекомендації.

Як позбутися зайвих документів

Діяльність будь-якого підприємства, установи, організації має своє документальне відображення. Природно, з місяця в місяць, з року в рік обсяги офіційних паперів зростають. І зрештою виникає запитання: що робити з такою кількістю документації, як її зберегти, чи можна позбутися її і яким чином?

Відповідно до пункту 1 глави 1 розділу 5 Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

Для організації та проведення експертизи цінності документів в установах утворюються постійно діючі експертні комісії (далі – ЕК), що діють відповідно до положень про них, розроблених на підставі Типового положення про ЕК державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації.

Експертиза цінності документів у діловодстві проводиться щороку. Під час її проведення вирізняють чотири групи справ: постійного зберігання; тривалого (понад 10 років) зберігання; тимчасового зберігання (до 10 років включно); ті, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання.

Під час проведення експертизи цінності документів виявляються дублетні документи, документи, що не стосуються справи, чернетки, неоформлені копії, металеві скріплення, що підлягають вилученню зі справ постійного та тривалого зберігання.

За результатами цільового вивчення документів складається акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі – НАФ).

Терміни зберігання документів визначаються Переліком типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.

Справи включаються в акт якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 01 січня року, в якому складено акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2014 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 01 січня 2018 року, з п’ятирічним строком зберігання – не раніше 01 січня 2020 року, з урахуванням приміток, зазначених у відповідних переліках документів зі строками зберігання.

Установи, у діяльності яких утворюються документи НАФ, подають схвалені ЕК установи акти, разом з описами справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) на розгляд ЕК архівного відділу районної державної адміністрації та експертно-перевірній комісії (далі – ЕПК) Державного архіву Чернігівської області.

Установи, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, подають схвалені ЕК установи акти, разом з описами справ з кадрових питань (особового складу) на розгляд ЕК архівного відділу районної державної адміністрації та ЕПК Державного архіву Чернігівської області.

У разі внесення до акта, первинної фінансової та бухгалтерської документації до нього додається довідка про проведення перевірки органами Державної фіскальної служби з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, – ревізії, проведеної органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності.

І тільки після погодження (схвалення) акту про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, установа має право знищити документи.

До 100- річчя архівної справи

Архівна справа України налічує кількасотлітню історію.

Перші сховища документів були засновані на території нашої держави ще в часи Київської Русі в IX-X століттях. Традиції зберігання важливих документів відомі в Галицько-Волинській державі, Великому Князівстві Литовському, в часи козацької доби.

З XIX століття розпочались спроби наукового осмислення діяльності архівних установ. Із початку XX століття архіви перетворились із сховищ відпрацьованих документів на скарбниці безцінної інформації про минуле. Події 1917-1920 років стали поворотним рубежем в історії архівної справи. Вони вплинули на архіви двояко. У 1917 році територія нашої держави була поділена між Австро-Угорщиною і Росією, які воювали між собою в Першій світовій війні. Безперечно, в умовах Першої світової війни і революційних подій архіви зазнали величезних втрат. Проте був і інший бік медалі. Архівна справа в таких важких умовах вийшла на якісно новий рівень.

Після створення Центральної Ради в часи УНР було здійснено цілий ряд заходів для збереження архівів та мінімізації негативного впливу бурхливих революційних подій.

Про підвищення ролі архівів та їх важливе значення для української держави свідчить створення восени 1917 року бібліотечно-архівного відділу при департаменті мистецтв Генерального Секретаріату Української Центральної Ради, основними напрямками діяльності якого були: реєстрація архівів Української держави, складання їх детальних описів, розширення діяльності існуючих архівних комісій та утворення нових.

Восени 1917 року в Петрограді з ініціативи Генерального Секретаріату було створено комісію, яка почала реєструвати предмети і документи історичного минулого України в фондах петроградських архівів, музеїв та навіть приватних колекціях. Уряд Центральної Ради надавав також важливого значення розбудові системи державних архівних установ.

В березні 1918 року при Головному управлінні Генштабу був створений Державний військово-історичний архів. На нього покладались функції архівного управління, яке мало організувати військово-історичні архіви.

Реалізацією державної політики в архівній галузі району забезпечують архівний відділ Коропської районної державної адміністрації, комунальна установа Коропської районної ради «Трудовий архів», органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації усіх форм власності.

Архівний відділ райдержадміністрації здійснює управління архівною справою та діловодством на території району та об’єднаної територіальної громади. Забезпечує приймання, зберігання, облік і охорону: документів Національного архівного фонду; документів особового походження; фотодокументів та аудіовізуальних документів, що мають значення для вивчення історії району; друкованих, ілюстрованих та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи; облікових документів і довідкового матеріалу до них.

На зберіганні у відділі знаходиться 264 фонди управлінської документації та 2 фонди особового походження (фонди В.Є.Куриленка. та В.М. Михайленко). Всього 266 фондів, у тому числі 30 фондів періоду незалежності. В даних фондах зберігається 29479 справ постійного зберігання управлінської документації та 92 справи особового походження. Також налічується 1 фонд фотодокументів, в якому зберігається 6 одиниць обліку.

ЕТИЧНІ ЗАСАДИ ПРАВОЗАХИСНОГО РУХУ В УКРАЇНІ 60–80-х рр. ХХ ст..doc

«Номенклатура справ»

Номенклатура справ є систематизованим переліком найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи інформаційним довідником, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом і видом та їх відбору для внесення до складу Національного архівного фонду.

Існують три види номенклатур справ: типова, примірна та індивідуальна. Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожна установа повинна мати індивідуальну номенклатуру справ.

Під час складання індивідуальної номенклатури справ необхідно мати на увазі, що:

- вона складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності;

- з примірної номенклатури справ до індивідуальної переносяться тільки ті заголовки справ, документи яких фактично утворюються в діяльності установи. Дозволяється включати заголовки справ, не передбачені примірною номенклатурною;

- під час складання індивідуальної номенклатури справ необхідно уточнювати, конкретизувати заголовки справ, які наведені у примірній номенклатурі справ;

- залежно від обсягу документів у справі та строків їхнього зберігання в індивідуальній номенклатурі справ дозволяється об’єднувати чи дрібнити справи, зазначені у примірній номенклатурі справ;

- строки зберігання справ, передбачені примірною номенклатурою, переносяться до індивідуальної.

Номенклатура справ призначена для встановлення в установі єдиного порядку формування справ незалежно від форми носія інформації, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

Індивідуальна номенклатура справ підлягає переоформленню у разі суттєвих змін у структурі чи напрямках діяльності, але не рідше одного разу на 5 років. За відсутності таких змін наприкінці кожного діловодного року номенклатура справ обов’язково має бути уточнена, передрукована й затверджена на поточний рік керівником установи.

Строки зберігання справ визначаються Переліком типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим Наказом Міністерства юстиції України 12.04.2012 № 578/5. Для справ, не передбачених Переліком, строки зберігання встановлюються на підставі їх вивчення експертною комісією установи.

Перелік типових документів набув чинності з 01 січня 2013 року, тому звертаюся до керівників установ, які пройшли реорганізацію, в яких номенклатури погоджені ЕПК ДАЧО до 2013 року: поновіть свої номенклатури на 2017 рік.

Завідувач архівного сектору Р.М.Лабадин

Список фондів, які знаходяться на зберіганні в архівному відділі Коропської райдержадміністрації Завантажити >>>

Передача документів до архіву – важлива складова ліквідації підприємства

Прийняття рішення про ліквідацію підприємства – важливий крок для його власника, адже реалізація цього кроку потребує здійснення повного аналізу господарської діяльності підприємства, звільнення всіх працівників, проведення остаточних розрахунків з кредиторами, та передачу документів на зберігання до архівної установи. Юридична особа вважається ліквідованою від дня внесення відповідного запису про її ліквідацію до Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб підприємців. Серед документів, які потрібно подати державному реєстратору для проведення державної реєстрації припинення юридичної особи є обов’язковою довідка з архівного відділу про прийняття документів, які підлягають довгостроковому зберіганню.

В зв’язку з цим хотілося б дати роз’яснення щодо порядку підготовки до передачі документів ліквідованого підприємства до архівної установи.

Упорядкування і підготовка документів установи, що ліквідується, входить до обов’язків ліквідаційної комісії або ліквідатора. Після проведення ліквідаційних заходів та завершення перевірок фінансово-господарської діяльності здійснюється підготовка документів для подальшого зберігання і використання. Під час проведення експертизи цінності здійснюється відбір документів з кадрових питань (особового складу) та тимчасового зберігання, термін зберігання яких не закінчився. Одночасно відбираються документи і справи до знищення, термін зберігання яких минув. На упорядковані документи складаються описи і акт про виділення до знищення документів, термін зберігання яких минув тут слід керуватись Переліком типових документів затвердженим Наказом міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. № 578/5. До описів справ складається засвідчувальний напис, довідковий апарат: історична довідка, передмова, титульний аркуш. За консультативно-методичною та практичною допомогою в організації підготовки до передачі документів до архіву ліквідаційна комісія або ліквідатор може звернутися до архівного відділу.

Описи справ та акт про виділення до знищення документів передаються на розгляд експертної комісії архівного відділу і після схвалення затверджуються головою ліквідаційної комісії (ліквідатором). При виявленні нестачі архівних документів складається Акт, що затверджується головою ліквідаційної комісії (ліквідатором), після чого передається на розгляд експертної комісії архівного відділу.

Багато виникає питань щодо того які саме справи потрібно здавати при ліквідації підприємства. Тут однозначна відповідь – всі. Керуючись Переліком документів затвердженим наказом Міністерства юстиції від 14.03.2013 р. № 430/5

- до опису справ з кадрових питань (особового складу) включаються документи заведені у діловодстві установи згідно номенклатури справ зокрема:

- накази з кадрових питань (особового складу), рішення загальних зборів про прийом, переведення, звільнення працівників, їх матеріальне заохочення, надбавки, сумісництво, виплату заробітної плати;

- статути, установчі договори, накази, рішення вищих органів про реорганізацію, перейменування установи по можливості за весь період існування установи;

- договори, угоди, (трудові ) контракти;

- документи з атестації робочих місць;

- колективні договори;

- книга реєстрації табельних номерів;

- особові справи, особові картки працівників;

- особові рахунки працівників або відомості нарахування заробітної плати (при відсутності особових рахунків);

- акти нещасних випадків на виробництві, журнали їх реєстрації;

- табелі виходів чи наряди працівників із шкідливими умовами праці;

- інші документи, які можуть забезпечити соціальний захист працівників установи.

Додатково ліквідатором також передаються наступні документи:

- ліквідаційні документи: рішення загальних зборів, вищих органів, суду, накази про ліквідацію, банкрутство установи, ліквідаційний баланс, довідки про зняття з обліку органами статистики, податковими, пенсійними органами, про закриття банківських рахунків (копії).

- до опису справ тимчасового зберігання, включаються документи, терміни зберігання яких не закінчилися. Допускається формування таких документів в одну справу за декілька років та включення до опису за початковою датою.

Акт про виділення до знищення документів, термін зберігання яких минув, складається на всі справи установи, які знищуються. Знищення документів проводиться після погодження описів справ та актів архівною установою, затверджених ліквідаційною комісією (ліквідатором).

Після схвалення експертною комісією архівного відділу описів справ, ліквідатор звертається до трудового архіву з письмовою заявою про передачу документів установи, яка ліквідується, для подальшого їх зберігання у Трудовому архіві. Документи доставляються в архів за рахунок установи-здавальника разом з ними передаються описи справ та акт про виділення до знищення документів.

Приймання документів буде оформлене актом приймання-передавання, один примірник якого та довідку про прийняття документів до архіву, видає ліквідатору.

За будь якою допомогою в організації підготовки до передачі документів до архівної установи ліквідаційна комісія або ліквідатор може звернутися до архівного відділу .

Начальник архівного відділу

Засвідчення копій та витягів службових документів

Порядок виготовлення, засвідчення та видавання копій документів визначається інструкцією з діловодства установи. Установа має право засвідчувати копії документів, що створюються в ній, за винятком копій документів, які відповідно до законодавства потребують засвідчення в нотаріальному порядку. Дозволяється виготовляти копію із засвідченої копії документа, якщо оригінал відсутній або його отримати неможливо.

Копія документа повинна відповідати оригіналу, тобто повністю відтворювати інформацію оригіналу і всі його зовнішні ознаки або їх частину. Не допускається виготовляти копії документів з нерозбірливим текстом, підчистками, приписами та іншими необумовленими виправленнями. Напис про засвідчення копії складається зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії. Напис про засвідчення копії скріплюється відбитком печатки відповідного структурного підрозділу установи або печатки «Для копій». У випадках, визначених законодавством, копії документів засвідчуються відбитком печатки установи. На лицьовому боці у верхньому правому куті першого аркуша документа проставляється відмітка «Копія».

Із службового документа можуть виготовлятись витяги, якщо немає необхідності виготовляти копію. Витяг оформлюється на загальному бланку установи.

Особливим видом копії документа є дублікат – повторно оформлений службовий документ для використання замість втраченого чи пошкодженого оригіналу (диплома, свідоцтва, трудової книжки тощо), що має таку саму юридичну силу. Дублікат виготовляється на такому самому бланку, що й оригінал, та містить інформацію, аналогічну інформації в оригіналі. На ньому проставляються відбиток печатки установи і підписи посадових осіб, які мають право підпису цих документів на момент оформлення дубліката. На дублікаті проставляється у правому верхньому куті відмітка «Дублікат».

Практичні поради для працівників підприємств і організацій, відповідальних за ведення діловодства та архів

На початку нового діловодного року працівникові, відповідальному за організацію діловодства в установі, доведеться виконати великий обсяг дуже важливої роботи, від якої залежатиме стан упорядкованості й подальша збереженість документів установи.

Починаючи діловодний рік, відповідальна за діловодство особа повинна:

- поновити нумерацію в усіх діловодних реєстраційних та облікових формах (журналах реєстрації, книгах обліку, картотеках, базах даних);

- згрупувати у справи документи, закінчені (виконані) у минулому діловодному році, відповідно до минулорічної номенклатури справ;

- минулорічну номенклатуру справ закрити підсумковим записом;

- відомості про фактичну наявність заведених минулого року справ передати працівникові, відповідальному за архів;

- перехідні справи відокремити від закінчених;

- закінчені в діловодстві справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання оформити належним чином і здати в архів установи;

- відібрати документи (справи) для знищення;

- завести нові справи, передбачені номенклатурою справ, затвердженою керівником установи на поточний рік;

- ретельно переглянути чинну в установі інструкцію з діловодства й у разі потреби внести до неї зміни, уточнення, доповнення або підготувати проект нової інструкції.

Існують три основні форми реєстрації документів — журнальна, карткова й автоматизована із застосуванням відповідної комп’ютерної програми. Зважаючи на те, що традиційною і найпоширенішою формою реєстрації документів є журнальна, розглянемо порядок роботи з нею. У перші дні нового діловодного року слід зробити підсумкові записи в усіх заведених журналах, а саме: у кожному журналі після останнього реєстраційного запису провести суцільну рису, під нею зафіксувати відомості про кількість зареєстрованих у цьому журналі документів за рік, проставити підпис і дату.

Наприклад:

Усього в розділі Журналу за 2013 зареєстровано 198 документів.

Посада__________ підпис___________Ініціали, прізвище

08.01.2014 р.

Якщо у новому діловодному році записи в журналі будуть продовжуватися, то реєстрацію документів слід розпочати з нової сторінки. Починаючи з першого робочого дня нового року реєстраційний запис у кожній реєстраційній формі, зокрема журналі, має починатися з номера

Якщо у запровадженому у минулі роки журналі реєстрації залишилося всього кілька чистих сторінок, яких явно буде недостатньо для реєстрації цих документів упродовж цілого діловодного року, слід розпочати новий журнал.

Формуємо документи у справи Закінчені минулого року документи слід згрупувати у справи відповідно до минулорічної номенклатури справ для того, щоб згодом (залежно від строків зберігання відповідних справ) здати їх на тривале або постійне зберігання в архів або знищити після закінчення певного тимчасового (до 10 років включно) зберігання у поточному діловодстві.

Працівник, відповідальний за діловодство, має дотримуватися порядку групування документів у справи, а саме:

- групувати у справи документи тільки за один рік, за винятком документів, уміщених у особові та перехідні справи;

- уміщувати в справи лише оригінали документів або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів;

- не включати у справи постійного зберігання чернетки, особисті документи працівників, розмножені копії документів, а також документи, які підлягають поверненню (зі штампом, що належить органу вищого рівня).

Одна справа (том, частина) не повинна перевищувати 250 аркушів (30–40 мм завтовшки).

Також відповідальний за діловодство має знати, що: протоколи засідань колегіальних органів і оперативних нарад групують у справи в хронологічному порядку і за номерами.

Документи (доповіді, довідки, проекти рішень тощо), які додаються до протоколів, групують разом із ними в одній справі. При цьому такі документи систематизують за датами і номерами протоколів, а в середині групи документів, що стосуються одного протоколу, — за порядком денним засідання. Документи (порядок денний, список запрошених, перелік осіб, які виступають, тощо) з організації та проведення засідань колегіальних органів формують у справи окремо від протоколів; доручення органів вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групують у справи або за напрямами діяльності закладу, або за авторами ініціативних документів.

Невелику кількість таких документів можна формувати в одну справу. Усередині кожної справи доручення систематизують за датами; затверджені плани, звіти, кошториси групують у справи окремо від проектів цих документів; листи групують у справи за змістом та кореспондентською ознакою і систематизують у хронологічній послідовності: лист-відповідь йде за ініціативним листом.

Накази (розпорядження) з питань основної діяльності установи, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи.

Накази з кадрових питань (особового складу) групуються у справи відповідно до їх видів та строків зберігання (75 або 5).

Закриваємо минулорічну номенклатуру справ

На початку нового діловодного року працівник, відповідальний за діловодство, повинен обов’язково зробити підсумковий запис про категорії та кількість справ, сформованих минулого року, у номенклатурі справ.

Підсумковий запис номенклатури справ роблять на останньому аркуші цього документа у формі таблиці. Працівник, відповідальний за діловодство, складає і підписує підсумковий запис номенклатури справ, після чого подає до архіву звіт про фактичну наявність справ, заведених за рік, наприклад:

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у 2013 році:

За строками зберігання	Разом	У тому числі таких, що переходять	з відміткою "ЕПК"
Постійного	95	12	-
Тривалого (понад 10 років)	35	15	3
Тимчасового (до 10 років включно)	140	32	17
Усього	270	59	20

Відповідальний за архів___________підпис____________Ініціали, прізвище

08 січня 2014 р.

На прикладі бачимо, що у підсумковому записі зазначають кількість справ постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років включно) зберігання за кожною категорією окремо і за всіма категоріями разом.

У відповідних графах навпроти кожної категорії наведено відомості про кількість перехідних справ та справ із позначкою «ЕПК».

Зазначу, що перехідними вважають справи, створені за темами, проблемами або питаннями, вирішення яких потребує більше одного року або які формуються упродовж кількох років, наприклад, документи постійних комісій сільської ради формують за скликання. Отже, якщо вони створені у 2010 році, то у 2001, 2012, 2013 і т.д. до кінця скликання є перехідними. Такі справи вносять до зведеної номенклатури справ упродовж всього строку їх формування.

Якщо до строку зберігання справи додано позначку ЕПК, це означає, що вся справа або деякі документи з неї можуть мати культурне, історичне чи практичне значення і підлягати постійному зберіганню. Питання щодо подальшого зберігання таких документів вирішується за погодженням із експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву області.

Оформлюємо справи для передання в архів

В архів установи передають справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу разом із реєстраційними журналами та контрольно-обліковими картками на документи, як правило, через два роки після їх закінчення у діловодстві. Наприклад, на початку 2016 року слід передавати в архів справи за 2013 рік. Їх передавання здійснюється за описами справ складеними працівником, відповідальним за діловодство.

Закінчені в діловодстві справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) також можуть бути передані в архів установи за рішенням його керівника, у разі якщо в робочих приміщеннях недостатньо місця для їх зберігання.

Кожна сформована справа постійного і тривалого зберігання підлягає певному оформленню, що передбачає:

- нумерацію аркушів справи;

- складення (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи;

- складення засвідчувального напису справи;

- оправлення справи в обкладинку з твердого картону;

- оформлення обкладинок справ.

Нумерація аркушів справи

Усі аркуші справи, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, слід пронумерувати арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті простим м’яким олівцем або механічним нумератором. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється.

Аркуші внутрішнього опису документів справи нумерують окремо.

Аркуші справ, що складені з декількох томів або частин, нумерують у кожному томі (частині) окремо.

Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, що є окремими аркушами в справі, нумерують на зворотному боці в лівому верхньому куті.

Аркуш формату, більшого, ніж формат А4, підшивають за один бік і нумерують як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюють на формат А4. Аркуш із наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерують як один аркуш.

Якщо до документа підклеєні одним боком інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерують окремо. Підшиті в справи конверти з укладеннями нумерують валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерують конверт, а потім кожне вкладення в конверті.

Підшиті в справи документи з власною нумерацією аркушів зберігають таку нумерацію, якщо вона відповідає послідовності розташування аркушів у справі.

У разі наявності багатьох помилок у нумерації аркушів справи в діловодстві здійснюють їх перенумерацію, під час якої старі номери закреслюють однією скісною рискою і поряд проставляють новий номер аркуша.

У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (15-а, 22-б тощо).

Складення внутрішнього опису документів справи

Внутрішній опис документів складають до деяких категорій справ, що містять унікальні документальні пам’ятки, документи з грифом «Для службового користування», особові, судово-слідчі справи тощо. Необхідність складання внутрішнього опису документів деяких інших діловодних справ визначається інструкцією з діловодства.

Внутрішній опис складають на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташовано кожен документ.

До внутрішнього опису складають підсумковий запис, у якому наводять цифрами та літерами кількість документів, які включено до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Складений внутрішній опис підписує особа, відповідальна за діловодство. Якщо справу оправлено або підшито попередньо без внутрішнього опису, то його бланк підклеюють до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображають у графі «Примітки» із посиланням на відповідні виправдовувальні документи (накази, акти тощо) і до внутрішнього опису складають новий підсумковий запис.

Складення засвідчувального напису справи

Засвідчувальний напис справи складають із метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації.

Засвідчувальний напис складають на окремому аркуші, що вміщують у кінці справи, у друкарських примірниках справ (облікові журнали, звіти тощо) — на зворотному боці останнього чистого аркуша.

У засвідчувальному напису зазначають цифрами і літерами кількість аркушів у справі та окремо, через знак «+» (плюс), кількість аркушів внутрішнього опису, якщо він є.

У засвідчувальному напису застерігають такі особливості нумерації документів справи:

- наявність літерних та пропущених номерів аркушів;

- номери аркушів із наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;

- номери великоформатних аркушів;

- номери конвертів із укладеннями та кількість аркушів укладень.

Складений засвідчувальний напис підписує особа, відповідальна за діловодство.

Усі подальші зміни в складі та стані справи (пошкодження аркушів, заміна оригінальних документів копіями, приєднання нових документів тощо) зазначають у засвідчувальному напису з посиланнями на відповідний виправдовувальний документ (наказ, акт).

У разі великого обсягу перенумерації аркушів у справі у кінці складають новий засвідчувальний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюють і зберігають у справі постійно.

Оправлення справ

Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу треба оправити у тверду обкладинку, а справи тимчасового зберігання, що містять первинну бухгалтерську документацію, підшити на чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. При цьому металеві скріплення (скріпки, булавки) вилучають із документів.

Під час оправлення або підшивання документів справи не дозволяється торкатися їх тексту. Якщо текст документів надруковано надто близько до їх лівого берегу, то потрібно наростити корінці документів папером тієї самої якості, що й носії тексту документів.

Оформлення обкладинок справ

Обкладинки справ постійного, тривалого (понад 10 років), та з особового складу оформляють за встановленою формою .

Перед передаванням справ у архів установи до тексту на їх обкладинках вносять необхідні уточнення, перевіряють відповідність заголовків справ на обкладинках змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносять додаткові відомості (проставляють номери наказів, протоколів, види і форми звітності, вказівки на копійність документів тощо).

На обкладинках справ проставляють дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляють крайні дати документів. У разі зазначення точних календарних дат указують число, місяць і рік, при цьому число і рік позначають арабськими цифрами, назву місяця пишуть словами. На обкладинці справи проставляють її номер за описом і, за погодженням із архівом закладу, номер опису та номер архівного фонду.

У разі зміни назви установи (її структурного підрозділу) упродовж періоду, що охоплює документи справи, на обкладинці справи зазначають нову назву, а попередню беруть у дужки.

Написи на обкладинках справ роблять чітко світлостійким чорним чорнилом або пастою.

У разі вміщення в справу титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначають лише номери архівного фонду, опису і справи. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

Зауважимо, що документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не оправляють у тверду обкладинку, аркуші не нумерують, уточнення елементів оформлення обкладинки не провадять.

Відбираємо документи для знищення

Працівнику, відповідальному за діловодство, на початку нового діловодного року необхідно приділити увагу документам і справам тимчасового зберігання, з метою відбору таких документів (справ) для знищення. Це, як правило, справи зі строком зберігання 1 рік, 3 роки та 5 років. У результаті відбору документів (справ), строки зберігання яких закінчилися, складають акт про вилучення для знищення документів (справ), не внесених до Національного архівного фонду. Справи включають у цей акт, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, в якому саме складено акт. Наприклад, в акт, який буде складено після 1 січня 2014 року можуть бути включені справи, закінчені у поточному діловодстві: з трирічним строком зберігання - в 2010 році, а з п’ятирічним строком зберігання - у 2008 році.

Знищення документів проводять після схвалення акта архівною установою та затвердження керівником установи, якщо практична потреба в цих документах відпала.

Переглядаємо інструкцію з діловодства

Установи організовують діловодство на підставі власних інструкцій з діловодства, що розробляються на підставі Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. № 1242.

На початку нового діловодного року працівнику, відповідальному за діловодство, не зайвим буде переглянути розділи чинної інструкції з діловодства. Можливо, доведеться внести до неї зміни та/або доповнення. Такі зміни вносяться до інструкції шляхом видання керівником розпорядчого документа. Якщо є необхідність переробити інструкцію з діловодства більш ніж на 20 відсотків, працівник служби діловодства має підготувати і подати на затвердження керівнику нову редакцію інструкції.