Коропська районна державна адміністрація Коропська РДА Чернігівської області

Перелік включає загальні типові документи, однотипні для різних організацій. Оскільки його зареєстровано в Мін'юсті, то він є нормативно- правовим актом, призначеним для використання усіма організаціями при визначенні строків зберігання документів з метою включення до складу НАФ або внесення в акт для знищення.

Строки зберігання документів, вказаних в Переліку, є мінімальними, їх не можна зменшувати. Строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях.

Яким чином побудована структура?

1. У Переліку єдина наскрізна нумерація, тобто, графа 1 Переліку має номери від 1 до 2157, які і є номерами статей.

2. Строки зберігання диференційовано за двома групами: І-ша група - організації, в діяльності яких створюються документи НАФ - список № 1 та № 2(це джерела формування повного та вибіркового прийому документів) (графа 3 Переліку). Слід зазначити, що державні та комунальні організації - джерела формування НАФ - передають документи НАФ на постійне зберігання до державних архівів та архівних відділів міських рад в обов'язковому порядку, інші організації - на підставі угод між власниками документів та відповідною архівною установою;

2-га група - це організації, в діяльності яких не створюються документи НАФ (список № 3) (графа 4 Переліку).

3. Строк зберігання "постійно" означає, що документи підлягають довічному зберіганню; строк зберігання "до ліквідації організації" означає, що документи безстроково зберігаються в організації, а в разі ліквідації документи, що зачіпають права громадян, відокремлюються і передаються до місцевих архівних установ (у разі, якщо під час упорядкування виявлено цей строк, треба складати опис справ тривалого зберігання, а в примітках зазначати "зберігається до ліквідації установи" - узгоджено з Укрдержархівом)\ строк "ЕПК" означає, що рішення про внесення до НАФ або знищення цих документів для організацій - джерел формування НАФ приймає ЕПК; строк "доки не мине потреба" означає, що документи мають тривалий строк зберігання, який не може бути меншим, ніж 1 рік.

4. Примітки, зазначені біля строків зберігання, коментують або уточнюють строки зберігання документів. До таких приміток відноситься "за умови завершення перевірки..., ревізії.. ", "після закінчення строку дії договору", "після заміни новими" тощо.

5. До Переліку складено покажчик, у якому в алфавітному порядку перелічено види документів та їх зміст з посиланням на номери відповідних статей. Перелік документів у Покажчику значно розширений, але є пропущені документи (наприклад, укази - в Переліку з Іитернета їх намає).

6. При визначенні строків зберігання слід знайти відповідну статтю в Переліку і провести поаркушний перегляд справ. Під час проведення експертизи відбір документів за заголовками справ в опису забороняється.

7. Допускається певна дублетність документів при включали і їх до складу НАФ. Зокрема, якщо надходять документи від установ вищого рівня, але стосуються діяльності безпосередньої установи, то такі документи зберігаються в обох установах (наприклад, документи облдержадміністрації, що стосуються діяльності певного регіону). Організаційно-розпорядча документація, планово-звітна документація відбирається на зберігання в організації - автора документів.

8. Статистична документація, яка подається до органів статистики за встановленою формою, відбирається до НАФ в органах статистики; відомча одноразова звітність організацій у разі надходження до однієї архівної установи, відбирається до НАФ у фондах органів, яким вони підпорядковані. За узгодженням з Укрдержархівом - в описах залишаються статистичні звіти з основної діяльності в кожній установі, яка його подає.

9. У відомчих Переліках діють ті статті, які не суперечать новому Типовому переліку. Звертаємо увагу на те, що відомчі Переліки мають бути погоджені Укрдержархівом.

Конкретно по статтям, на які слід звернути увагу:

- строки розпоряджень РДА визначені статтею 3 (була стаття 5);

- строки доручення розділені на 2 види: з основної діяльності і з адміністративно-господарських питань і визначені статтею 6 (була стаття 9); відповідно і змінені певні строки зберігання документів (постійно та 3 роки);

- строки для документів органів місцевого самоврядування визначені статтею 7 (була стаття 6), зокрема, для протоколів засідань органів місцевого самоврядування та їх виконкомів, рішень;

- строки наказів і розпоряджень виконавчої влади, місцевого самоврядування, передбачені статтею 16, яку значно змінено. Зокрема, є лише 3 підпункти:

- а - для документів з основної діяльності;

- б - для документів з кадрових питань;

- в - для документів з адміністративно-господарських питань (строк зберігання для яких збільшено з 3 до 5 років). Слід звернути увагу, що до підпункту "б" відносяться накази і розпорядження всі кадрові, бухгалтерські, всі відпустки крім щорічних та у зв'язку з навчанням, відрядження довготривалі в межах України та за кордон. За узгодженням з Укрдержархівом, які літери пишемо на наказах: 1) з основної діяльності — без позначки; 2)з кадрових питань - вказуємо літеру "к", 3) накази про відпустки - літеру "в" 4) накази з адміністративно-господарських питань - літери "аг"; 5) накази про відрядження місцеві -рекомендовано позначати "аг".

- строки зберігання контрактів про право та обов’язки з посадовими особами передбачені статтею 41 цього Переліку;

- строк зберігання депутатських запитів знижено з 10 до 5 років ЕПК ще в 2008 році, на це слід звернути увагу (стаття 8);

- строки зберігання документів колегіальних органів передбачені статтею 10, а контрольних -11;

- зменшено строки зберігання протоколів оперативних нарад, що проводять керівники установ (з постійного зберігання до 5 років, але з позначкою ЕПК);

- змінено (збільшено) строк зберігання свідоцтв про державну реєстрацію організацій

- з 5 років, до "до ліквідації установи", що передбачено статтею 31 (була стаття 11Д);

- стаття 32 - реєстраційні справи суб'єктів підприємницької діяльності (була стаття 10 Д), строк зберігання якої не змінено - 5 років ЕПК через те, що прийнятий Закону України від 11.02.2010 року № 1877 "Про внесення змін до деяких законів України щодо визначення порядку та строків зберігання деяких категорій документів" (у попередньому законі був строк - постійно);

- слід звернути увагу на статтю 33, що стосується строків зберігання статутів, схем організації управління тощо, яка тісно переплітається зі статтею 384, якою встановлені строки для документів про зміну і вдосконалення структури управління;

- стаття 37 (була 46), щодо строків зберігання штатних розписів: збільшено строк зберігання для установ списку № 3 (ліквідованих у т.ч.) з 3 до 75 років;

- те саме стосується положень про структурні підрозділи, відділення, філії (стаття 39) - збільшено строк зберігання для установ списку № 3 (ліквідованих у т.ч.) -до 75 років;

- статті 42 та 43 визначають строки зберігання посадових інструкцій - постійно. Під час внесення посадових інструкцій до номенклатур слід проставляти статтю 43 (строк там вказаний 5 років), але вказувати 75 років і зазначати примітку "строк зберігання встановлено ЕПК Держархіву області № і дата протоколу";

-- стаття 63 (документи про відрядження), до якої додаються примітки - документи про відрядження щодо участі у ліквідації наслідків техногенних катастроф та аварій (а не лише ЧАЕС, як було раніше) зберігаються в залежності від внесення установи до відповідного списку — від 75 років до постійного зберігання;

- статтю 72 щодо строків зберігання реєстрів акціонер, пайовиків тощо - строк зберігання збільшено до 75 років для установ списку № З (у т.ч. й ліквідованих);

- документи про перевірку - зберігаються постійно в установах, що перевіряють і тих, яких перевіряють. Якщо документи на зберігання надходять до однієї архівної установ, то приймаються від установи, що здійснює перевірку (статті 75 та 76);

- стаття 103 - строк зберігання журналів обліку видачі свідоцтв про внесення вкладів, паїв для установ списку № 3 (у т.ч. ліквідованих) встановлено 75 років;

- стаття 112 (була стаття 89) щодо строків зберігання номенклатур справ, який знижено для номенклатур загальних до 5 років з постійного строку зберігання, та встановлено постійний строк для номенклатур секретних справ, які виділено в Переліку окремо;

- стаття 121 (форми реєстрації документів), підпункт "б" _ журнали та картки реєстрації документів з кадрових питань внесено в цю статтю разом з реєстраційними формами з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань, а статтю 122 подано окремо - для реєстраційних форм вхідних, вихідних та внутрішніх документів (у попередньому переліку була одна стаття, розділена на підпункти - для журналів реєстрації організаційно-розпорядчих документів та вхідної-вихідної документації). Оскільки примітки немає, що зберігаються журнали в організаціях, включаємо в опис постійного зберігання;

- збільшено строк зберігання до 3 років з "доки не мине потреба" у статті 131 (була 37Д) для установ списку № 3 - паспорти архівів організацій;

- збільшено строк зберігання реєстраційних форм реєстрації архівних довідок з 3 до 5 років (стаття 141);

- стаття 136: саме до цієї статті вперше в переліку зустрічається відома й раніше примітка "за умови перевірки податковими органами чи ревізії контрольно-ревізійної служби", але є й друга примітка "документи, які містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, зберігаються 5 років"; одночасно звертаю увагу, що стаття 335 тісно з нею пов'язана - цією статтею передбачено формування справи з документів з організації фінансового моніторингу суб'єктами первинного фінансового моніторингу - строк встановлено 5 років і зроблено примітку "з дати, що визначається відповідно до статті 6 ЗУ "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму". За узгодженням з Укрдержархівом, установи на ЕПК подають довідку, де вказано, що "фінансових операцій. що підлягають фінансовому моніторингу, немає»

- стаття 219 (була стаття 50Д) "документи щодо проведення конкурсних торгів - тендер" - зменшено строк з 5 до 3 років через те, що його зменшено в Законі України "Про проведення конкурсних торгів";

- стаття 317 "розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки)" - в неї об'єднано дві статті старого переліку - 316 і 317 і частково змінено редакцію статті (додано акціонерів), але окремо передбачено статтю 318 "відомості на виплату грошей", яка частково була статтею 317;

- строк зберігання документів про виплату допомоги, пенсій, оплату листків непрацездатності збільшено з "доки не мине потреба" до 3 років, що передбачено статтею 320 (була стаття 331);

- строк зберігання документів про оплату відпусток у зв'язку з навчанням, одержання пільг - збільшено з "доки не мине потреба" до 5 років (стаття 321, була стаття 334);

- строк зберігання виконавчих листів залишено "доки не мине потреба", але встановлено примітку "не менше 5 років" - стаття 329;

- звернути особливу увагу на статті, що передбачають строки зберігання угод: статтею 330 передбачено строк зберігання угод (аудиторських, господарських, операційних) і становить він 3 роки з додаванням 2-х приміток; трудові угоди виділені в окрему статтю 492 (це кадровий розділ) і їм встановлений строк зберігання 75 років (як для списку 1 і 2, так і для списку № 3); окремо виділені контракти, угоди й договори між виробниками та користувачами науково-технічної інформації - це стаття 834, строк яким встановлено "доки не мине потреба";

- строк договорів про повну матеріальну відповідальність зменшено на 2 роки - з 5 до 3 років (це стаття 332, але примітка залишилася - після звільнення матеріально-відповідальної особи);

- стаття 341 об'єднана з двох статей - 341 та 342 (документи та акти документальних ревізій) - їй встановлено один більший строк - 5 років;

- зменшено строк зберігання для документів про переоцінку товарно- матеріальних запасів, незавершеного виробництва з "постійно" до 5 років - це стаття 344;

- стаття 352 - об'єднана, складається з двох 324 і 85Д, і в ній розписані журнали та книги реєстрації практично всіх бухгалтерських форм (договорів, виконавчих листів, цінних паперів тощо);

- дві статті об'єднала й стаття 363 (366 і 367 - документи про наявність вакантних посад та вивільнення працівників), але вказано в ній більший строк - 5 років;

- зменшено строк зберігання з 10 до 5 років ЕПК для документів про перенавчання, перепідготовку безробітних - стаття 364 (була 371);

- у статтях 377 (документи про надання допомоги по безробіттю), 379 (особові справи громадян, які шукають роботу), 381 (журнали обліку, реєстрації безробітних), 445 (табелі, наряди працівників - була 87Д), 493 і 494 (особові справи), 499 (особові картки) прибрано позначку В" (тобто, - вік);

- до строку зберігання статті 392 (про документи про аналіз і прогнозування продуктивності праці), статті 417 (документи про контроль за дотриманням правил нормування праці), статті 412 (документи про перегляд і застосування норм виробітку), 427 (документи про встановлення розмірів плати), 449 (документи про умови праці жінок), додано позначку ЕПК;

- значно зменшено строк зберігання для документів про переведення працівників на скороченим робочий день - це стаття 401 (було постійно, стало 5 років ЕПК), але шкідливих умов праці - 75 років;

- звертаю увагу на статтю 450 (була стаття 461) (документи з питань атестації робочих місць) - для списку № 1 і № 2 строк зменшено з "постійно" до 75 років, для списку № 3 - збільшено з 10 років до 75 років;

- значно зменшено строк характеристик працівників, які не мають особових справ (стаття 498) - з 75 років зменшено до "доки не мине потреба";

- збільшено строк зберігання з 10 років до 75 років для списку № 3 на протоколи конкурсних комісій (стаття 505 - була 533); а для документів конкурсних комісій встановлено строк 75 років для списку № 3, якого не було (стаття 506);

- стаття 525 (списки, картотеки, картки обліку - була стаття 529), підпункт "еп, що в цю статтю внесені списки кандидатів на висування за посадою, тобто кадровий резерв, яка раніше була окремою (ст. 536);

- значно збільшені строки зберігання журналів обліку осіб, направлених у відрядження

- для довготривалих відряджень передбачено строк журналів 75 років, короткотермінових - 5 років (стаття 532) ( в залежності від строку зберігання самих відряджень);

- збільшено на 2 роки (з 3 до 5) строк зберігання журналів обліку видачі посвідчень про відрядження (стаття 533);

- зменшено строк зберігання документів про підготовку кадрів нових професій (стаття 537- була 563) з постійного зберігання для списку № 1 та № 2 на 5 років ЕПК, та з 10 років для списку № 3 на 5 років;

- змінено статтю про зведені відомості успішності (стаття 577 - була 615), яка розділена на 2 частини: був один строк 10 років, тепер строк відомостей особових - 25 років, академічних груп - 5 років;

- слід звернути увагу на нові статті, окремі з них присвячені документам з незалежного тестування учнів (стаття 579); а 580-584 статті стосуються документів регіональних центрів оцінювання якості освіти;

- двічі враховані в переліку "кваліфікаційні вимоги" - статті 536 та 635 - з однаковими строками зберігання, але вони розміщені в різних розділах, тому необхідно орієнтуватися, до якого звертатися (розділи підготовка кадрів та проведення атестації і встановлення кваліфікації);

- додано примітку до статті 636 "протоколи засідань, рішення атестаційних комісій" про те, що в організаціях із шкідливими умовами праці такі документи зберігаються не 5 років, а 75 років;

- строк зберігання списків членів атестаційних і кваліфікаційних комісій збільшено з 3 до 5 років (стаття 639); те саме стосується статті 641 - заяв про незгоду з рішеннями атестаційних і кваліфікаційних комісій;

- розділ про нагородження: стаття 654 (була 674) - документи про представлення до нагородження - строк був 75 років, зараз він з позначкою ЕПК; зменшено строк зберігання для листування про нагородження з 10 років до 5 років з позначкою ЕПК (стаття 657); в цілому статей про нагородження значно менше, їх об'єднано;

- окремо виділено розділ "мобілізаційна робота - 6.6м, до нього однією з справ включено "звіти про бронювання військовозобов'язаних" (стаття 667 була 545 у кадровому розділі);

- особлива увага розділу 7: "соціально-побутові питання": зокрема, зменшено строк зберігання протоколів засідань комісій із призначення пенсій з 75 років до 25 років ЕПК (стаття 672); включено в перелік кілька нових статей цього розділу: про реабілітованих громадян (особові справи - 75 років); особові справи інвалідів - 75 років (етап і 674, 675);

- особливу увагу звертаю на статтю 678 - відомості про застраховану особу (персоніфікований облік), а з 2011 року - це звіт про суми нарахованої заробітної плати застрахованих осіб - строк зберігання - 75 років. За узгодженням з Укрдер жархівом , документи вносяться в опис справ з особового складу;

- збільшено строк зберігання пенсійних справ - з 5 до 25 років ЕПК (стаття 680, була ст. 685);

- змінено строки зберігання документів громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи (стаття 685) - строк був постійно, тепер 75 років. За узгодженням з Укрдержархівом, можна включати в опис тривалого зберігання, але в зв’язку з тим, що строк зберігання 75 років, рекомендовано включати в опис з особового складу:;

- виділено окремо статтю "протоколи засідань комісій з соціального страхування" - строк 5 років (це стаття 711);

- статтю 786 - домові, погосподарські книги - строк зберігання "постійно" - але є позначка, що до державних архівів передаються через 75 років. За узгодженням з Укрдержархівом, передаються до архівних відділів у поточному році включно до 1936 року.

- стаття 895 - програми маркетингових досліджень - строк з 5 років збільшено до "постійно" - була стаття 99Д;

- у розділі 9 "економічне і т.д. співробітництво" встановлено ряд строків зберігання в статтях для документів, що ведуться в списку № 3- зокрема змінено "до ліквідації установ" на строк 10 років (906, 907, 909, 917);

- змінено строк з 10 років на "постійно" для документів про співробітництво із зарубіжними країнами - стаття 916;

- статтю 1011 - про проведення інвентаризації майна, (була 330) в бухгалтерському розділі (строк 3 роки - не змінився);

- зменшено строк зберігання для листування про проведення приватизації об'єктів загальнодержавної та комунальної власності - стаття 1210 з 10 років на 5 років ЕІЖ;

- для статей 1214, 1215 (журнали приватизаційних справ) зроблено позначки — на державне зберігання не передаються. За узгодженням з Укрдержархівом, ці журнали вносяться в опис справ поспішного зберігання;

- змінено окремі строки в розділі профспілок - в статтях 1223 та 1228 (щодо протоколів ревкомісій та документів про діяльність громадських організацій) змінено строк з 10 років до 5 років ЕПК;

- розділ 8 "Земельні ресурси" (статті 2110-2136), більшість документів з яких мають строк зберігання "постійно", окремі з них - 50 років. За узгодженням з Укрдержархівом, технічну документацію дозволяється вносити в окремий опис справ постійного зберігання (технічна документація). Документи, що мають строк зберігання 50 років, слід вносити в опис справ тривалого зберігання

Таким чином, у зв’язку з введенням в дію з 1 січня 2013 року нової редакції Типового переліку документів, значно збільшується:

- перелік справ, які необхідно вносити в опис справ постійного зберігання;

- перелік справ, які необхідно вносити в опис справ з особового складу;

- для установ списку № 3 (у т.ч. ліквідованих) розширюється перелік справ, які необхідно вносити в опис справ з особового складу; - в багатьох установах буде складатися в додаток до інших опис справ тривалого зберігання.

**************************************************

Основними завданнями відділу є:

Згідно з Положенням про архівний відділ Коропської районної державної адміністрації, затвердженого головою адміністрації від 28.02.2013 № 46, основними завданнями відділу є:

- реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства в межах своєї компетенції, здійснення управління архівною справою і діловодством на території району;

- забезпечення дотримання законодавства України про Національний архівний фонд та архівні установи;

- забезпечення поповнення Національного архівного фонду документами, що мають місцеве значення, їх державної реєстрації, обліку, зберігання та використання інформації.

Архівний відділ виконує такі функції:

Відділ забезпечує облік, зберігання і охорону:

- документів Національного архівного фонду (далі - НАФ), що нагромадилися під час діяльності існуючих і тих, що діяли раніше на сучасній території району державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, підприємств та організацій;

- документів НАФ, що утворилися в процесі діяльності профспілкових, творчих та інших об’єднань громадян, політичних партій, переданих за їхньою згодою до відділу;

- документів особового походження, що надійшли до відділу;

- фотофонодокументів та аудіовізуальних документів;

- друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що доповнюють документи відділу і використовуються для довідково-інформаційної роботи;

- облікових документів і довідкового апарату до документів.

Організовує роботу з внесення до НАФ або вилучення документів юридичних і фізичних осіб, що перебувають у зоні комплектування відділу.

Приймає на зберігання документи НАФ від органів місцевого самоврядування, установ і організацій різних форм власності, громадян і їх об’єднань.

Приймає на зберігання документи постійного зберігання підприємств, установ та організацій усіх форм власності, що ліквідуються без визначення правонаступників, які не мають органів вищого рівня або засновників.

Контролює та перевіряє ведення діловодства в установах і організаціях, що перебувають у зоні комплектування відділу, незалежно від їх форм власності, роботу їх архівних підрозділів, умов зберігання документів, надає методичну допомогу.

Інформує адміністрацію, державний архів області про факти втрати, знищення, пошкодження архівних документів, інші порушення законодавства про Національний архівний фонд і архівні установи.

Інформує органи державної влади, підприємства, установи і організації про склад і зміст документів, що зберігаються у відділі; надає документи НАФ для користування фізичним і юридичним особам, публікує, експонує та в іншій формі популяризує архівні документи, а також виконує інші функції, спрямовані на використання відомостей, що містяться в документах НАФ.

Надає такі послуги:

На безоплатній основі архівний відділ видає підприємствам, установам і організаціям архівні довідки, копії та витяги з документів, що зберігаються у відділі, а громадянам — довідки соціально-правового характеру та задовольняє запити юридичних і фізичних осіб, щодо використання архівної інформації.